Obrót środkami odurzającymi gr. I-N oraz substancjami psychotropowymi gr. II-P wymaga specjalnego sposobu ewidencjonowania. Wynika to wprost z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 11 września 2006 r. w sprawie środków odurzających, substancji psychotropowych, prekursorów kategorii 1 i preparatów zawierających te środki lub substancje [1], w którym znajdziesz najważniejsze informacje na temat prowadzenia obrotu środkami odurzającymi i substancjami psychotropowymi – od przechowywania, przez ewidencjonowanie obrotu po wydawanie z apteki.
O obowiązku ewidencjonowania mówi następujący przepis.
§ 3 ust. 1 Apteka prowadząca obrót środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi, preparatami zawierającymi te środki lub substancje oraz prekursorami kategorii 1 jest obowiązana do prowadzenia ewidencji przychodu i rozchodu tych środków, substancji, preparatów oraz prekursorów kategorii 1.
2. Ewidencja przychodu i rozchodu środków odurzających grupy I-N i substancji psychotropowych grupy II-P oraz preparatów zawierających te środki i substancje jest prowadzona w formie książki kontroli.
Rodzaje książki narkotycznej
Książka kontroli może być prowadzona w formie papierowej albo w formie elektronicznej.
W przypadku prowadzenia jej w formie papierowej musi mieć ona postać książki i należy na stronie tytułowej nanieść następujące dane:
- Nazwa i adres apteki
- Numer i data zezwolenia
- Kolejny numer książki
- WIF wydający zezwolenie
Po uzupełnieniu strony tytułowej należy książkę wysłać do WIF po to, aby została opieczętowana, przesznurowana i zarejestrowana. Należy przedłożyć też pismo z wnioskiem o zarejestrowanie książki.
Jeżeli to kolejna papierowa książka narkotyczna należy, razem z nową książką, do WIF też wysłać poprzednią książkę narkotyczną. Inspektor farmaceutyczny sprawdzi, czy właściwie przeniesiono stany do nowej książki i czy poprzednia była prowadzona prawidłowo.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku książki narkotycznej elektronicznej. Jeżeli stwierdzisz, że wolisz prowadzić ewidencję elektronicznie musisz wystąpić do dostawcy oprogramowania o zaświadczenie, że gwarantuje on, że nie będzie możliwe usuwanie zapisów dotyczących stanów magazynowych a wszelkie korekty będą się odbywały oddzielnym dokumentem. W skrócie – dostawca oprogramowania zapewnia, że nie będą możliwe żadne manipulacje niewidoczne w systemie aptecznym. Mając takie zaświadczenie musisz je wysłać do WIF.
O prowadzeniu książki narkotycznej elektronicznie musisz też powiadomić WIF. Masz na to 7 dni od dokonania pierwszego obrotu, czyli pierwszego zakupu lub wydania pacjentowi. Zawiadomienie o tym fakcie musi mieć postać pisemną.
Mówią o tym następujące przepisy.
§ 3 ust. 5 Ewidencja, o której mowa w ust. 2, może być prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem zastosowania systemu komputerowego gwarantującego, iż żadne zapisy dotyczące stanów i ruchów magazynowych nie będą usuwane, a korekty zapisów będą dokonywane za pomocą dokumentów korygujących, opatrzonych czytelnym podpisem i danymi osoby dokonującej korekty, celem zapewnienia pełnej kontroli dokonywanych operacji. W takim przypadku należy zachować zakres danych zgodny z układem książki kontroli, o której mowa w ust. 2, oraz dokonywać, co dwa tygodnie, wydruku prowadzonej ewidencji. Podpisane przez kierownika apteki wydruki obejmujące dany rok kalendarzowy powinny być kolejno ponumerowane i przechowywane przez okres 5 lat, liczony od pierwszego dnia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym dokonano ostatniego wpisu.
§ 3 ust. 6 O fakcie prowadzenia ewidencji środków odurzających grupy I-N oraz substancji psychotropowych grupy II-P w formie elektronicznej kierownik apteki zawiadamia na piśmie wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego właściwego do miejsca wykonywania działalności, w terminie 7 dni od dokonania pierwszego obrotu, który będzie ewidencjonowany w formie elektronicznej.
Jak ewidencjonować obrót?
Po otrzymaniu zarejestrowanej, przesznurowanej i opieczętowanej książki narkotycznej pora na dokonanie pierwszego wpisu. Pamiętaj, że w książce narkotycznej ewidencjonuje się obrót wyłącznie środkami odurzającymi I-N i substancjami psychotropowymi II-P.
W książce narkotycznej nie ewidencjonuje się np. Palexia retard, mimo że posiada kategorię dostępności Rpw, ponieważ wciąż jest to substancja psychotropowa z grupy IV-P.
Rozporządzenie [1] określa to, jakie dane należy odnotować w książce narkotycznej. Są to:
- Liczba porządkowa (dotyczy przychodu i rozchodu)
- Datę zakupu oraz numer dokumentu zakupu
- Ilość w gramach lub sztukach (mogą być sztuki tabletek lub opakowań)
- Receptę lub zapotrzebowanie, na podstawie których wydano lek
- Imię, nazwisko i numer PWZ lekarza
- Imię i nazwisko pacjenta
- Ilość wydaną w gramach lub sztukach
- Saldo po wydaniu, czyli to co zostało na stanie magazynowym
W przypadku ewidencjonowania obrotu w sposób elektroniczny należy sporządzać z niej wydruki co 2 tygodnie, a kierownik lub osoba przez niego do tego upoważniona powinna nanieść kolejny numer wydruku oraz go podpisać.
Książka narkotyczna – czyj to obowiązek?
Zgodnie z przepisami prowadzenie książki narkotycznej należy do obowiązków kierownika apteki. Jednak kierownik może upoważnić farmaceutę, o ile posiada on co najmniej 2-letni staż pracy. Upoważnienie musi mieć charakter pisemny, a farmaceuta musi wyrazić zgodę. Mówi o tym następujący przepis:
§ 3 ust. 9 Prowadzenie ewidencji, o których mowa w ust. 1, należy do obowiązków kierownika apteki.
§ 3 ust. 10 Kierownik apteki może upoważnić do prowadzenia ewidencji zatrudnionego w aptece farmaceutę posiadającego co najmniej 2-letni staż pracy w aptece. Farmaceuta ten musi wyrazić pisemnie zgodę na przejęcie obowiązków.
Najczęstsze błędy
Wbrew pozorom w książce narkotycznej zdarzają się błędy. Poniżej najczęstsze z nich:
- Ewidencjonowanie niewłaściwych leków – przypadek Palexia retard.
- Niepełne dane lekarza lub pacjenta – np. brak imienia)
- Brak wskazania recepty – napisanie tylko np. „e-Rp”. Jeżeli należy wskazać receptę to należy to rozumieć jako wskazanie jej numeru. Zapis „e-Rp” nie niesie żadnej informacji na temat recepty.
- Brak rejestracji książki kontroli lub brak zgłoszenia do WIF prowadzenia jej w formie elektronicznej
- Nierzetelne prowadzenie ewidencji, szczególnie papierowej, polegającej na niepełnych wpisach, co skutkuje niezgodnościami między książką narkotyczną a stanem magazynowym.
- Książka prowadzona jest przez nieupoważnioną osobą, czyli ewidencja jest prowadzona przez farmaceutę bez pisemnego upoważnienia kierownika.
Mogłoby się wydawać, że książka narkotyczna elektroniczna prowadzi się sama i automatycznie zostaną wyeliminowane błędy. Okazuje się, że jeżeli nie założysz kartoteki w systemie aptecznym dla pacjenta i lekarza to nie naniosą się imię i nazwisko lekarza oraz pacjenta w ewidencji. System automatycznie zaczyta tylko dane recepty oraz PWZ lekarza.
Każdorazowo po wydrukowaniu książki narkotycznej sprawdź, czy naniesione są wszystkie dane. Szczególnie zwróć uwagę na imię i nazwisko lekarza oraz imię i nazwisko pacjenta.
Okres przechowywania
Niezależnie od sposobu ewidencjonowania obrotu środkami odurzającymi grupy I-N i substancji psychotropowymi grupy II-P pamiętaj, że zarówno książki papierowe jak wydruki należy przechowywać przez 5 lat.
Piśmiennictwo