Wystawianie faktur dla pacjenta i odbiorcy

Sprzedaż towarów w aptece zakończona wystawieniem faktury jest regulowana przepisami ustawy Prawo Farmaceutyczne oraz ustawy o podatku od towarów i usług.^1,2

Możemy rozróżnić dwa rodzaje sprzedaży:

• dla pacjenta (bez wpisania NIP),
• dla odbiorcy (z NIP).

Ograniczenia w wystawianiu faktury pacjentowi

Sprzedaż pacjentowi, który chce otrzymać fakturę, nie jest ograniczona niczym więcej prócz dostępności produktu. W przypadku leków Rx musi to być zakup na podstawie recepty, a produkty OTC ograniczone są jedynie ilością – dotyczy to tych, które zawierają substancje psychoaktywne.

W przypadku faktury wystawianej pacjentowi na leki zakupione na podstawie recepty należy zwrócić uwagę, na kogo wystawiona jest recepta. Fakturę należy wystawić tak, aby nabywcą był pacjent lub opiekun prawny pacjenta. Odbiorca i płatnik może być dowolny – zgodnie z życzeniem pacjenta. Faktura dla pacjenta może być wystawiona w momencie dokonania zakupu lub później na podstawie przedstawionego paragonu. Czas na wystawienie faktury regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku sprzedaży, do której wydano paragon, apteka ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie pacjenta w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym zarejestrowano sprzedaż.

Jak wygląda wystawianie faktur dla odbiorców?

Bardziej skomplikowane są sytuacje, gdy trzeba wystawić fakturę z NIP na odbiorcę (firmę). Musimy tu w pierwszej kolejności ocenić, czy jest to podmiot leczniczy.

W sytuacji gdy mamy do czynienia z podmiotem leczniczym, a także praktykami zawodowymi lekarzy i lekarzy dentystów oraz praktykami zawodowymi pielęgniarek i położnych, fakturę możemy wystawić tylko do zapotrzebowania wystawionego na produkty lecznicze i wyroby medyczne, ale nigdy do recepty ani sprzedaży odręcznej.

Pozostałe towary sprzedawane w aptece takie jak suplementy diety i kosmetyki nie wymagają wystawienia na nie zapotrzebowania. Warto jednak sprawdzić, czy produkt, który sprawia wrażenie kosmetyku, nie ma statusu wyrobu medycznego. Choć może się to wydawać nielogiczne, podczas zakupu ciśnieniomierza lub gazy w aptece, podmiot leczniczy, który oczekuje wystawienia faktury, musi wystawić zapotrzebowanie.

Przed realizacją zapotrzebowania należy sprawdzić, czy podmiot figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy do apteki zgłosi się fizjoterapeuta, który prowadzi działalność wpisaną do rejestru podmiotów leczniczych, a jednocześnie nie jest uprawniony do wystawiania recept ani zapotrzebowań. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dla takiego podmiotu nie można zrealizować sprzedaży produktów leczniczych (również OTC) ani wyrobów medycznych, jeżeli do tej sprzedaży ma zostać wystawiona faktura.

W przypadku zakupu produktów o kategorii OTC oraz wyrobów medycznych realizowanych z wystawieniem faktury na działalność gospodarczą prowadzoną przez felczera nie można żądać wystawienia zapotrzebowania, gdyż nie jest to podmiot leczniczy, a felczer nie ma uprawnień do wystawiania zapotrzebowań. Nie może on jednak w żaden sposób zakupić leków Rx i otrzymać na nie faktury na odbiorcę.

Czy można wystawić fakturę podmiotom innym niż podmioty lecznicze?

W aptece można się również spotkać ze sprzedażą produktów leczniczych i wyrobów medycznych na podmiot prowadzący praktykę weterynaryjną. W przypadku leków Rx podstawą do realizacji jest recepta weterynaryjna z adnotacją „ad usum propium”, a w zakresie leków zawierających środki odurzające i substancje psychotropowe dodatkowo jeszcze zgoda WIF. Lekarz weterynarii nie ma uprawnień do wystawiania recept weterynaryjnych na potrzeby ludzi np. pro auctore.

Prawo Farmaceutyczne w art. 86a ust. 1 pkt 4 wymienia produkty, które mogą być sprzedane podmiotom gospodarczym innym niż podmioty lecznicze, które nie prowadzą działalności związanej z obrotem produktami leczniczymi (szkoły, zakłady pracy). Do tej grupy należą produkty lecznicze OTC za wyjątkiem tych produktów, które zawierają substancje psychoaktywne. Wszystkie pozostałe towary sprzedawane w aptece takie jak wyroby medyczne, suplementy czy kosmetyki mogą być sprzedane z wystawieniem faktury bez ograniczeń.

Problem pojawia się, gdy jest potrzeba sprzedaży odbiorcy prowadzącemu np. sklep produktów do dezynfekcji, które mają status produktów leczniczych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie należy ich do tych podmiotów sprzedawać.

Przy okazji warto wspomnieć, że sprzedaży produktów leczniczych podmiotom, które mogą prowadzić nimi obrót (np. sklep w zakresie pozaaptecznej sprzedaży leków) nie można tłumaczyć koniecznością wyposażenia apteczki zakładowej, gdyż żadne produkty lecznicze nie powinny się tam znajdować (np. środki przeciwbólowe czy płyny odkażające).

W innym opracowaniu omówiłam temat zwrotów i reklamacji w aptece.